SoftPhone: de droom voor elk bedrijf met telefooncentrale

Wat is een softphone

Een softphone is niet meer of minder dan software dat je toelaat te bellen via eender welk apparaat dat aangesloten is op jouw IP-netwerk of het internet ( indien toegelaten door de configuratie van je telefooncentrale natuurlijk ).

De meest gekende toepassingen van softphones zijn de mobiele telefoons, tablets en natuurlijk de desktop computer of laptop. Maar je kan ook perfect bellen vanuit een netwerkprinter of server.

Wat heb je nodig voor een softphone

Zoals we reeds duidelijk maakten is een softphone voor het grootste deel software. Er zijn echter enkele noodzakelijkheden om je apparaat met deze software effectief te laten communiceren met je telefooncentrale en dus ook effectief te kunnen bellen en gebeld te worden:

• Verbinding met een IP-netwerk of internet
• Correct geïnstalleerde softwareversie ( up-to-date met je telefooncentrale )
• Volledige setup ( de Softphone of client moet bekend zijn en geconfigureerd zijn in de telefooncentrale )
• Microfoon en luidspreker ( headset )

Voor dit laatste kan het natuurlijk zijn dat je dit extern nog aansluit op het moment dat je een gesprek wenst op te starten.

Wat zijn de voordelen van een softphone?

In tegenstelling tot zijn broer, de digitale hardphone, kan de software overal gebruikt worden en is deze héél mobiel. Ook is het perfect mogelijk een softphone aan iemand persoonlijk toe te kennen. Deze persoon kan de softphone installeren op zijn of haar mobiele telefoon ( GSM ) of inpluggen op de laptop of desktop.

Naast het gebruiksgemak voor je personeel is er nog een extra voordeel: je kan een softphone eenvoudig upgraden of aan een andere persoon toekennen indien nodig. De softphone zal dus minder snel verouderen dan een hardphone. Al moet gezegd worden dat er verschillende hardphones op de markt zijn die ook enkele updates kunnen krijgen. Je zal echter nooit een extra knop kunnen installeren op een hardphone. Op een softphone is dit simpel want alles gebeurt op de beschikbare display van het toestel.

Meerdere softphones voor één extentie (gebruiker)

Naast de voordelen zoals de mobiel bruikbaarheid, personaliseerbaar en eenvoudig up-te-daten, is er nog een groot voordeel aan een softphone. Je kan meerdere softphones laten samenwerken voor één extentie of gebruiker. Dit betekend zoveel als: de gebruiker kiest zelf op welk toestel hij bereikbaar is zonder een ander nummer te moeten kiezen. We maken een fictief voorbeeld van Jan en het wordt direct duidelijk:

• Jan dient enkele klanten op te bellen voor eventuele leveringen: Jan gebruikt de applicatie via zijn desktop en een headset
• Jan is bij een klant en wordt opgebeld: Jan ontvangt het gesprek op zijn GSM / Mobiele telefoon
• Jan is in het magazijn waar er slechte gsm-ontvangst is: Jan sluit zijn laptop aan op het bedrijfsnetwerk en belt via zijn laptop

Bij de meeste telefooncentrales wordt bovenstaande configuratie voor één extentie met meerdere softphones als slechts één client aanzien. Vraag dit zeker na bij een offerte of eventuele bestelling.

Wat als het personeelslid opstapt of ontslagen wordt?

Je kan misschien schrik hebben dat er na het stoppen van een samenwerking misbruik gemaakt wordt van de softphone maar gelukkig is daar door de fabrikanten aan gedacht. Als je de client ( of één van zijn extenties ) verwijderd op de VoIP-server dan is de software onbruikbaar. Centrale telefoonboeken, contacten, telefoongesprekken, ... alles kan gewist en/of geblokkeerd worden.