3CX telefooncentrale: werking, voordelen, alternatieven & prijs

Wat is een 3CX telefooncentrale?

3CX is een softwarematige telefooncentrale waarmee bedrijven hun inkomende en uitgaande gesprekken beheren. Het systeem werkt met VoIP (Voice over Internet Protocol), waarbij spraak via een IP-netwerk wordt verzonden. Daardoor is een traditionele telefooncentrale met specifieke hardware niet noodzakelijk.

De software kan draaien in een cloudomgeving of op een eigen server. Medewerkers telefoneren vervolgens via een compatibele VoIP-telefoon, computer of smartphone. Ook wanneer collega's op verschillende locaties werken, kunnen ze dezelfde zakelijke telefonieomgeving gebruiken.

Een belangrijk onderscheid is dat 3CX het telefonieplatform levert, maar niet noodzakelijk de verbinding met het openbare telefoonnetwerk. Hiervoor wordt doorgaans een SIP-trunk van een telecomoperator of gespecialiseerde VoIP-provider gebruikt.

Meer achtergrond over deze technologie vindt u op onze pagina over VoIP-telefonie voor bedrijven.

Hoe werkt telefoneren met 3CX?

Wanneer een klant naar uw bedrijfsnummer belt, ontvangt de centrale de oproep via de telefonieverbinding. Vervolgens bepaalt de ingestelde oproepregeling waar het gesprek terechtkomt. Dat kan rechtstreeks bij een medewerker zijn, maar ook bij een afdeling, een wachtrij of een automatisch keuzemenu.

Neem bijvoorbeeld een installatiebedrijf met vijftien medewerkers. Klanten die bellen voor een offerte kunnen rechtstreeks bij de verkoopafdeling terechtkomen. Wie een dringende herstelling wil melden, wordt naar de technische dienst geleid. Buiten de openingsuren kan een afzonderlijke boodschap worden afgespeeld. Medewerkers hoeven daarvoor niet allemaal op dezelfde locatie aanwezig te zijn. Een vertegenwoordiger kan zakelijke oproepen via zijn smartphone beantwoorden, terwijl een administratief medewerker een bureautelefoon gebruikt.

Welke functies biedt 3CX?

De software bevat verschillende mogelijkheden om de telefonische bereikbaarheid van een onderneming te organiseren. Niet iedere functie is beschikbaar in elke licentie. Het is daarom belangrijk om vooraf te bepalen welke toepassingen uw bedrijf daadwerkelijk nodig heeft.

Bellen via smartphone en computer

Met de mobiele applicatie en webclient kunnen medewerkers zakelijke gesprekken voeren zonder voortdurend een vast telefoontoestel te gebruiken. Dat is praktisch voor thuiswerkers, vertegenwoordigers en ondernemingen met meerdere vestigingen.

Automatische keuzemenu's

Een digitaal keuzemenu helpt bellers om de juiste afdeling te bereiken. U kunt bijvoorbeeld afzonderlijke keuzes voorzien voor verkoop, administratie en technische ondersteuning. De mogelijkheden hangen af van de gekozen editie en configuratie.

Wachtrijen en doorschakelingen

Wanneer meerdere klanten tegelijkertijd bellen, kunnen oproepen in een wachtrij worden geplaatst. De centrale verdeelt de gesprekken vervolgens volgens ingestelde regels. Bij afwezigheid kan een oproep naar een collega, een andere afdeling of voicemail gaan.

CRM-integraties

Afhankelijk van de licentie ondersteunt 3CX koppelingen met bepaalde CRM-systemen. Hierdoor kunnen medewerkers bijvoorbeeld sneller klantinformatie raadplegen wanneer een bekende klant belt. Controleer vooraf of uw bestaande software wordt ondersteund.

Rapportages en gespreksbeheer

Voor bedrijven met veel telefonisch contact kunnen rapportages nuttig zijn. Denk aan het aantal inkomende oproepen, gemiste gesprekken en wachttijden. Uitgebreide contactcenterfuncties zijn vooral relevant voor klantendiensten en grotere telefonieteams.

Videovergaderen en AI-functies

Naast telefonie biedt het platform mogelijkheden voor videovergaderen en aanvullende digitale communicatie. De AI-editie ondersteunt bovendien specifieke AI-toepassingen, waaronder functies voor gespreksanalyse en automatisering. Welke mogelijkheden beschikbaar zijn, hangt af van de actuele licentievoorwaarden.

3CX in de cloud of op een eigen server?

Een onderneming kan kiezen tussen verschillende hostingvormen. Bij cloudhosting draait de software in een extern datacenter. Bij een lokale installatie staat de server binnen het bedrijf. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om de centrale in een zelf beheerde cloudomgeving te plaatsen.

Welke hostingvorm geschikt is, hangt onder meer af van uw IT-infrastructuur, beveiligingseisen en de ondersteuning die u wenst. Een cloudoplossing neemt niet noodzakelijk alle technische verantwoordelijkheden weg. Zo kunnen het beheer van gebruikers, instellingen en telefoontoestellen afzonderlijk geregeld zijn.

Lees ook meer over de mogelijkheden van een cloudtelefooncentrale voor ondernemingen.

Wat kost een 3CX telefooncentrale?

De totale kosten worden bepaald door verschillende factoren. Naast de softwarelicentie kunnen ook hosting, telefonieverbindingen, installatie en onderhoud deel uitmaken van de investering.

Bij de commerciële edities van 3CX wordt de licentieprijs per systeem berekend. Het gekozen aantal gelijktijdige gesprekken en de software-editie bepalen mee de jaarlijkse vergoeding. Het aantal gebruikers is dus niet rechtstreeks de basis voor de licentieprijs, al gelden er wel gebruikerslimieten per capaciteit.

Welke licenties zijn beschikbaar?

3CX biedt een gratis SMB-uitvoering voor kleine organisaties met maximaal tien gebruikers. Voor uitgebreidere installaties zijn er de commerciële edities Basic, PRO en AI. Deze verschillen onder meer in de beschikbare functies voor oproepbeheer, integraties, rapportages en aanvullende communicatie. De precieze mogelijkheden en licentievoorwaarden kunnen wijzigen. Daarom is het verstandig om bij een offerte na te gaan welke editie wordt voorgesteld en welke functies inbegrepen zijn.

Welke kosten komen erbij kijken?

Een algemene richtprijs voor een volledige installatie is moeilijk te geven. Een klein kantoor met enkele medewerkers heeft andere behoeften dan een onderneming met meerdere vestigingen en een uitgebreide klantendienst. Sommige telefonieaanbieders rekenen afzonderlijke kosten aan voor software, hosting en ondersteuning. Andere combineren verschillende diensten in één abonnement. Daardoor zijn aanbiedingen niet altijd rechtstreeks vergelijkbaar.

Hoeveel gelijktijdige gesprekken heeft uw bedrijf nodig?

Bij het bepalen van de licentiecapaciteit is het aantal gesprekken tijdens piekmomenten belangrijk. Een bedrijf met dertig medewerkers heeft niet noodzakelijk dertig gelijktijdige telefoonverbindingen nodig.

Stel dat tijdens het drukste moment acht medewerkers tegelijk telefoneren. Dan vormt die piekbelasting een uitgangspunt voor het kiezen van de capaciteit. Ook interne gesprekken tellen mee. Het is verstandig om rekening te houden met toekomstige groei en uitzonderlijk drukke momenten.

Naast de gesprekscapaciteit moet het aantal gebruikers binnen de aanbevolen en maximaal toegestane aantallen van de gekozen licentie vallen.

Voor welke bedrijven is 3CX geschikt?

Het platform kan worden ingezet bij verschillende soorten ondernemingen. De grootte van het bedrijf is daarbij niet de enige bepalende factor. Ook de manier waarop medewerkers werken en de gewenste telefoniefuncties spelen een rol.

Zelfstandigen en kleine ondernemingen

Voor een klein kantoor kunnen een zakelijk telefoonnummer, voicemail en eenvoudige doorschakelingen voldoende zijn. Een mobiele applicatie biedt mogelijkheden om bereikbaar te blijven wanneer medewerkers regelmatig buiten kantoor werken. Meer informatie over compacte oplossingen vindt u bij telefooncentrales voor kleine bedrijven.

Kmo's met meerdere afdelingen

Wanneer verschillende medewerkers inkomende oproepen behandelen, kan centraal oproepbeheer nuttig zijn. Met interne nummers, keuzemenu's en wachtrijen worden gesprekken volgens vaste afspraken verdeeld.

Bedrijven met meerdere vestigingen

Ondernemingen met verschillende kantoorlocaties kunnen medewerkers binnen één telefonieomgeving verbinden. Daardoor kunnen oproepen tussen vestigingen worden doorgeschakeld en hoeft niet iedere locatie een volledig afzonderlijk telefoonsysteem te gebruiken.

Klantendiensten en callcenters

Voor organisaties die dagelijks veel telefoongesprekken verwerken, kunnen rapportages en wachtrijen belangrijk zijn. De benodigde functies moeten wel beschikbaar zijn binnen de gekozen licentie.

Welke alternatieven voor 3CX zijn er in België?

Naast 3CX zijn er verschillende oplossingen voor zakelijke telefonie verkrijgbaar in België. Sommige bedrijven kiezen voor een cloudtelefooncentrale van een telecomoperator, terwijl andere gebruikmaken van software die door een gespecialiseerde partner wordt aangeboden.

Een telecomoperator en een softwareleverancier vervullen niet noodzakelijk dezelfde rol. Een operator kan bijvoorbeeld telefonieverbindingen leveren voor een centrale van een ander merk. Daardoor zijn de verschillende oplossingen niet altijd rechtstreeks met elkaar te vergelijken.

Proximus Business

Proximus biedt zakelijke telefonieoplossingen, waaronder Bizz Call Connect en Call Connect. Afhankelijk van de formule zijn cloudtelefonie, doorschakelingen en integratiemogelijkheden beschikbaar. Het aanbod richt zich op ondernemingen met uiteenlopende communicatiebehoeften.

Telenet Business

Telenet Business biedt vaste en mobiele bedrijfstelefonie en oplossingen zoals Voice Cloud. Daarmee kunnen ondernemingen hun telefonie via een cloudomgeving organiseren. De beschikbare functies en dienstverlening hangen af van de gekozen formule.

Dstny

Dstny is actief op de Belgische markt met cloudtelefonie en geïntegreerde communicatieoplossingen. Het aanbod omvat zakelijke telefonie en mogelijkheden om vaste en mobiele bereikbaarheid te combineren.

Andere telefonieplatformen

Ook Yeastar, Wildix, Cisco Webex Calling en Microsoft Teams Phone kunnen in aanmerking komen. Deze oplossingen verschillen in technische opbouw, integraties, licentiemodellen en de manier waarop ondersteuning wordt aangeboden. Voor ondernemingen die een eigen telefonieserver overwegen, kan het nuttig zijn om ook de mogelijkheden van een lokale IP-PBX telefooncentrale te bekijken.

Waarop letten bij het kiezen van een telefonieaanbieder?

Een nieuwe telefooncentrale kiezen gaat verder dan het vergelijken van licenties en abonnementen. Ook de technische ondersteuning, de bereikbaarheid en de voorwaarden bij een overstap verdienen aandacht.

Controleer onder meer de volgende punten:

• Nummerbehoud: kunnen uw bestaande zakelijke telefoonnummers worden overgenomen?
• Compatibiliteit: zijn uw huidige telefoontoestellen en netwerkapparaten geschikt?
• Ondersteuning: wanneer is technische hulp beschikbaar en welke diensten zijn inbegrepen?
• Beveiliging: hoe worden updates, toegangsrechten en back-ups geregeld?
• Continuïteit: wat gebeurt er bij een internetstoring of stroomonderbreking?
• Contractvoorwaarden: welke opzegtermijnen en bijkomende kosten gelden?

Bespreek ook hoe een eventuele overstap wordt georganiseerd. Een goed voorbereide nummeroverdracht en duidelijke afspraken over de omschakeling kunnen het risico op onderbrekingen beperken.

Veelgestelde vragen over 3CX

Is 3CX gratis?

Er bestaat een gratis SMB-uitvoering voor maximaal tien gebruikers, met beperkingen in functionaliteit. Voor uitgebreidere toepassingen zijn commerciële licenties beschikbaar. Ook bij gratis software kunnen kosten ontstaan voor telefonie, apparatuur en ondersteuning.

Kan ik mijn bestaande telefoonnummer behouden?

In veel gevallen is nummerbehoud mogelijk. Dit hangt af van uw huidige telecomoperator, de nieuwe provider en de voorwaarden voor nummeroverdracht.

Kan ik 3CX op mijn smartphone gebruiken?

Ja. Via de mobiele applicatie kunt u zakelijke gesprekken voeren en ontvangen met een geschikte internetverbinding. De mogelijkheden hangen af van de configuratie.

Werkt 3CX met bestaande telefoontoestellen?

Dat hangt af van het merk en model. Niet ieder VoIP-toestel wordt ondersteund. Laat daarom vooraf controleren welke apparatuur u kunt behouden.

Wat gebeurt er wanneer het internet uitvalt?

Bij een internetstoring kunnen toestellen hun verbinding met de centrale verliezen. Afhankelijk van de configuratie zijn alternatieve internetverbindingen of nooddoorschakelingen mogelijk.

Is 3CX hetzelfde als een VoIP-provider?

Nee. 3CX is de software voor de telefooncentrale. Een VoIP-provider verzorgt doorgaans de verbinding met het openbare telefoonnetwerk. Een gespecialiseerde telefoniepartner kan beide onderdelen combineren met hosting en ondersteuning.

Is 3CX geschikt voor thuiswerk?

Ja. Medewerkers kunnen via een computer of smartphone zakelijke gesprekken voeren buiten het kantoor. Een stabiele internetverbinding en een geschikte configuratie blijven belangrijk.

3CX of andere zakelijke telefonie vergelijken

Overweegt u een nieuwe telefooncentrale voor uw onderneming? Dan kan het nuttig zijn om verschillende telefonieplatformen en aanbieders naast elkaar te leggen. Zo krijgt u inzicht in de beschikbare functies, de dienstverlening en de totale kosten.

Via Telefooncentrale.net kunt u vrijblijvend offertes aanvragen bij zakelijke telefoniebedrijven. Geef daarbij aan hoeveel medewerkers uw onderneming telt, welke functies u nodig heeft en of u bestaande telefoonnummers of toestellen wenst te behouden.

Vergelijk vrijblijvend offertes voor zakelijke telefonie en ontdek welke oplossing aansluit bij de behoeften van uw bedrijf.