Hosted PBX of PABX telefooncentrale

Tot enkele jaren geleden was het minder gebruikelijk om je telefooncentrale volledig uit te besteden. Met de opkomst van betrouwbare internetverbindingen en VoIP-technologie is hierin verandering gekomen. Een hosted PBX of PABX is vandaag een volwaardig alternatief voor een lokale telefooncentrale, vooral voor bedrijven die hun bestaande telefonie willen moderniseren of vervangen.

Wat is een PBX of PABX telefooncentrale?

PBX staat voor Private Branch Exchange en PABX voor Private Automatic Branch Exchange. Beide termen verwijzen naar een zakelijke telefooncentrale waarmee meerdere telefoontoestellen en medewerkers intern en extern kunnen telefoneren. In de praktijk worden PBX en PABX vaak door elkaar gebruikt.

Een telefooncentrale zorgt ervoor dat medewerkers elkaar intern kunnen bereiken en dat inkomende oproepen naar de juiste persoon of afdeling worden doorgeschakeld. Hiervoor worden interne toestellen verbonden met externe telefoonverbindingen.

Bij oudere telefooncentrales gebeurde dit vaak via analoge telefoonlijnen of digitale ISDN-verbindingen. Een klassieke analoge lijn ondersteunt doorgaans één gelijktijdig gesprek, terwijl een ISDN-basisaansluiting twee gesprekskanalen heeft. Bij moderne VoIP-telefonie hangt het aantal gelijktijdige gesprekken af van de capaciteit en de overeenkomst met de operator.

Veel bedrijven beschikken nog over een bestaande PBX of PABX die jarenlang betrouwbaar heeft gewerkt. Wanneer deze installatie verouderd raakt of niet langer voldoende functies biedt, kan een overstap naar een hosted telefooncentrale interessant zijn.

Hosted telefooncentrale of telefooncentrale in de cloud

Momenteel kan je perfect telefoontoestellen aansluiten op een telefooncentrale die zich niet meer in jouw bedrijf bevindt. Deze oplossing noemt men een hosted telefooncentrale of een telefooncentrale in de cloud.

Bij een hosted PBX wordt de centralesoftware extern gehost bij een leverancier. Medewerkers maken verbinding via een IP-netwerk en kunnen telefoneren met geschikte bureautoestellen, computers of smartphones.

Er is dan geen traditionele analoge of ISDN-buitenlijn op kantoor nodig om de centrale met het telefoonnetwerk te verbinden. De gesprekken verlopen doorgaans via VoIP en een geschikte telefonieoperator.

De werking is vergelijkbaar met die van een lokale VoIP-telefooncentrale, maar de hosting en een deel van het technische beheer worden uitbesteed. Welke ondersteuning inbegrepen is, hangt af van het gekozen contract.

Een hosted PBX biedt onder meer mogelijkheden voor doorschakelen, belgroepen, wachtrijen, voicemail en telefonische keuzemenu's. Ook medewerkers op verschillende vestigingen of thuiswerkers kunnen gebruikmaken van dezelfde telefooncentrale.

Analoge PBX telefooncentrale combineren met een VoIP-telefooncentrale. Kan dat?

Gelukkig kan dit in bepaalde situaties inderdaad. Je hoeft niet altijd onmiddellijk alle bestaande telefoontoestellen en telefonieapparatuur te vervangen wanneer je wilt overstappen naar VoIP.

Afhankelijk van het merk, de aansluitingen en de mogelijkheden van je huidige telefooncentrale kan een geschikte VoIP-gateway of adapter ervoor zorgen dat bestaande analoge toestellen tijdelijk of langdurig behouden blijven.

Een andere mogelijkheid is om lokaal een IPBX-telefooncentrale te installeren. Een IP-PBX kan, afhankelijk van de configuratie en beschikbare interfaces, samenwerken met analoge toestellen en moderne IP-telefonie.

Een lokale IP-PBX is echter niet altijd noodzakelijk. Sommige analoge toestellen kunnen ook rechtstreeks via een geschikte adapter met een hosted telefoniedienst worden verbonden.

Laat vooraf controleren welke toestellen compatibel zijn. Vooral bij oudere telefoons, faxmachines, deurintercoms en alarmsystemen is het belangrijk om de technische mogelijkheden te onderzoeken.

Nog een stap verder: IPBX-telefooncentrale in combinatie met een VoIP-telefooncentrale in de cloud

Maar wat als je niet meer wenst te investeren in een volledig nieuwe lokale telefooncentrale? Dan kan je het nieuwe digitale onderdeel uitbesteden aan een externe leverancier.

Deze manier van werken wordt vaak aangeboden als Software as a Service (SaaS), waarbij je gebruikmaakt van centralesoftware via een abonnement. Niet iedere hosted oplossing heeft echter exact hetzelfde abonnements- of beheermodel.

Bij deze opzet kunnen nieuwe digitale telefoontoestellen rechtstreeks verbinding maken met een VoIP-telefooncentrale die niet meer lokaal, maar bij een externe aanbieder wordt gehost. Zo krijg je toegang tot moderne telefoniefuncties zonder zelf een nieuwe centraleserver te moeten installeren.

In sommige situaties kan een bestaande lokale PBX of IP-PBX tijdelijk naast de hosted telefooncentrale blijven werken. Een bedrijf kan bijvoorbeeld eerst één afdeling, zoals de helpdesk of internationale klantendienst, laten overstappen.

Een dergelijke gefaseerde migratie is niet bij iedere telefooncentrale mogelijk. De bestaande installatie, nummerroutering, netwerkconfiguratie en compatibiliteit moeten vooraf onderzocht worden.

Met een goed migratieplan kan een telefonie-integrator de overgang voorbereiden, de nieuwe configuratie testen en de kans op onderbrekingen beperken.

Wat zijn de voordelen van een hosted PBX of PABX?

Een hosted PBX kan interessant zijn voor bedrijven die hun bestaande telefooncentrale willen moderniseren en het dagelijkse beheer van de centralesoftware willen beperken.

• Geen eigen centraleserver nodig: de telefooncentrale wordt extern gehost.
• Flexibel uitbreiden: nieuwe medewerkers en gebruikers kunnen vaak eenvoudig worden toegevoegd.
• Meerdere locaties verbinden: verschillende vestigingen kunnen gebruikmaken van dezelfde telefooncentrale.
• Thuiswerken en mobiel bellen: medewerkers blijven bereikbaar via hun zakelijke nummer, ook buiten kantoor.
• Moderne telefoniefuncties: onder meer wachtrijen, keuzemenu's, voicemail en doorschakelingen.
• Beheer uitbesteden: hosting, updates en ondersteuning worden geregeld volgens de afspraken met de leverancier.

Een hosted oplossing is niet automatisch goedkoper dan een lokale telefooncentrale. Het voordeel hangt af van het aantal gebruikers, de gewenste functies, de bestaande apparatuur en de totale kosten over meerdere jaren.

Lokale PBX of hosted PBX: wat is het verschil?

Bij een lokale PBX bevindt de telefooncentrale zich op de bedrijfslocatie. Bij een hosted PBX wordt de centrale extern gehost. Beide oplossingen kunnen geschikt zijn voor zakelijke telefonie, maar verschillen op het vlak van beheer en infrastructuur.

Een lokale PBX kan interessant blijven wanneer je specifieke technische vereisten hebt of bepaalde bestaande apparatuur wilt behouden. Een hosted PBX is vooral geschikt wanneer je de centrale extern wilt laten beheren en flexibel gebruikers wilt toevoegen.

Welke bestaande telefoontoestellen kan je behouden?

Bij de overstap van een bestaande PBX of PABX naar hosted telefonie is het niet altijd nodig om alle toestellen te vervangen. Sommige IP-telefoons zijn compatibel met een nieuwe hosted dienst. Andere toestellen vereisen een aangepaste configuratie of nieuwe apparatuur.

Voor analoge toestellen kan een adapter of gateway soms een oplossing bieden. Bij oudere digitale systeemtoestellen is behoud vaak moeilijker, omdat deze afhankelijk kunnen zijn van een specifiek merk of een bepaalde telefooncentrale.

Een telefonie-installateur kan vooraf nagaan welke toestellen behouden kunnen blijven, welke vervangen moeten worden en of de bestaande netwerkbekabeling geschikt is.

Wat kost een hosted PBX of PABX telefooncentrale?

De prijs van een hosted PBX hangt af van het aantal gebruikers, de gewenste functies en de gekozen aanbieder. Meestal betaal je een terugkerend abonnement voor de telefoniedienst en de centralesoftware.

Daarnaast kunnen kosten worden aangerekend voor installatie, configuratie, telefoontoestellen, nummeroverdracht, gespreksverkeer en technische ondersteuning.

Bij het vervangen van een bestaande PBX of PABX spelen ook de compatibiliteit van de huidige toestellen en de complexiteit van de migratie een rol. Een gefaseerde overstap kan extra configuratie vereisen.

Vergelijk daarom niet uitsluitend het maandelijkse abonnement, maar ook de eenmalige installatiekosten, contractvoorwaarden en ondersteuning.

Wanneer je bestaande PBX of PABX vervangen?

Een bestaande telefooncentrale vervangen is vooral interessant wanneer de installatie niet meer voldoet aan de behoeften van je bedrijf. Denk aan onvoldoende ondersteuning voor thuiswerkers, beperkte uitbreidingsmogelijkheden of een gebrek aan moderne telefoniefuncties.

Ook wanneer onderdelen moeilijk verkrijgbaar zijn, onderhoud duurder wordt of de leverancier geen passende ondersteuning meer biedt, kan een nieuwe telefooncentrale een betere keuze zijn.

Laat vooraf onderzoeken of je huidige installatie nog uitgebreid kan worden of dat een volledige overstap naar hosted PBX voordeliger is. Daarbij zijn het aantal medewerkers, de bestaande toestellen, de internetverbinding en de gewenste bereikbaarheid belangrijke aandachtspunten.