Hosted VoIP centrale: Hosted telefonie

Dankzij de digitalisering zijn er steeds meer mogelijkheden om zakelijke telefoongesprekken via een datanetwerk te voeren. Met een hosted VoIP-telefooncentrale verlopen gesprekken via internet en wordt de telefooncentrale extern gehost. Zo kan je bedrijf gebruikmaken van moderne telefoniefuncties zonder zelf een centraleserver op kantoor te moeten beheren.

Wat is een hosted VoIP-telefooncentrale?

Een hosted VoIP-telefooncentrale is een zakelijke telefooncentrale die niet op een eigen server binnen het bedrijf draait, maar wordt gehost bij een externe aanbieder. De telefooncentrale wordt via een internetverbinding gebruikt en kan verschillende medewerkers, telefoontoestellen en vestigingen met elkaar verbinden.

Hosted VoIP wordt ook wel hosted PBX of cloudtelefonie genoemd. Het belangrijkste verschil met een klassieke lokale telefooncentrale is dat de centrale software extern wordt gehost. Het onderhoud en de technische ondersteuning worden geregeld volgens de afspraken met de leverancier.

Medewerkers kunnen meestal bellen via een IP-telefoontoestel, een softphone op hun computer of een geschikte applicatie op hun smartphone. Hierdoor is een hosted telefooncentrale ook interessant voor bedrijven met thuiswerkers of medewerkers die regelmatig onderweg zijn.

Hoe werkt hosted VoIP?

VoIP staat voor Voice over Internet Protocol. Bij deze technologie worden telefoongesprekken omgezet in digitale gegevens die via een IP-netwerk worden verzonden. Hierdoor is het mogelijk om te telefoneren via een internetverbinding in plaats van uitsluitend gebruik te maken van traditionele analoge telefoonlijnen.

Met een geschikte VoIP-operator kan je bellen naar gewone vaste en mobiele telefoonnummers. Ook inkomende gesprekken op je bestaande zakelijke telefoonnummer zijn doorgaans mogelijk, mits de nodige nummeroverdracht of configuratie.

Een hosted VoIP-telefooncentrale maakt gebruik van dezelfde basistechnologie, maar de telefooncentrale zelf bevindt zich bij de hostingaanbieder. Je hoeft dus geen eigen PBX-server op kantoor te installeren.

Het aansluiten van oudere analoge toestellen is soms mogelijk met een geschikte adapter of gateway. Voor faxmachines gelden bijkomende beperkingen: faxverkeer via VoIP wordt niet door iedere aanbieder ondersteund en kan minder betrouwbaar zijn. Controleer daarom vooraf of bestaande apparatuur compatibel is.

Wat zijn de voordelen van een hosted VoIP-telefooncentrale?

Een hosted VoIP-telefooncentrale biedt verschillende voordelen voor bedrijven die hun telefonie willen moderniseren. Vooral de flexibiliteit, centrale bereikbaarheid en het beheer van meerdere gebruikers maken deze oplossing interessant.

• Geen eigen centraleserver nodig: de telefooncentrale wordt extern gehost, waardoor je zelf minder lokale infrastructuur moet beheren.
• Flexibel uitbreiden: extra medewerkers en telefoonnummers kunnen vaak eenvoudig worden toegevoegd via het beheersysteem.
• Telefoneren vanaf verschillende locaties: medewerkers kunnen op kantoor, thuis of onderweg bereikbaar blijven via hun zakelijke nummer.
• Meerdere vestigingen verbinden: verschillende kantoren kunnen gebruikmaken van dezelfde telefooncentrale.
• Professionele functies: onder meer doorschakelen, wachtrijen, voicemail, belgroepen en telefonische keuzemenu's.
• Centraal beheer: gebruikers, telefoonnummers en instellingen kunnen doorgaans via een online beheeromgeving worden aangepast.

Interne gesprekken tussen gebruikers van dezelfde telefooncentrale zijn doorgaans inbegrepen in de telefoniedienst. Voor externe gesprekken, gebruikerslicenties en abonnementen kunnen wel kosten worden aangerekend.

Welke functies biedt hosted VoIP?

Een moderne hosted telefooncentrale biedt veel meer mogelijkheden dan uitsluitend bellen en gebeld worden. Afhankelijk van de aanbieder en het gekozen abonnement zijn verschillende functies beschikbaar.

• Telefonisch keuzemenu (IVR): laat klanten kiezen tussen verkoop, administratie of ondersteuning.
• Wachtmuziek en wachtrijen: vang meerdere inkomende oproepen op wanneer medewerkers bezet zijn.
• Doorschakelen: stuur gesprekken door naar een collega, andere vestiging of mobiel nummer.
• Voicemail naar e-mail: ontvang ingesproken berichten rechtstreeks in je mailbox.
• Softphone: telefoneer via een computer, laptop of smartphone.
• Belgroepen: laat meerdere toestellen tegelijk of na elkaar rinkelen.
• CRM-koppelingen: verbind telefonie met geschikte klantensoftware.
• Gespreksrapportage: bekijk oproepstatistieken en gemiste gesprekken.

Niet iedere hosted VoIP-oplossing beschikt standaard over alle functies. Sommige mogelijkheden vereisen aanvullende licenties of een uitgebreider abonnement.

Hosted VoIP telefonie of een lokale IP-telefooncentrale?

Bij de keuze van een nieuwe telefooncentrale kan je kiezen tussen een extern gehoste oplossing en een lokale IP-PBX. Beide systemen kunnen gebruikmaken van VoIP, maar verschillen op het vlak van hosting, beheer en infrastructuur.

Een lokale IP-PBX kan interessant zijn voor bedrijven die specifieke technische eisen hebben of meer controle over hun eigen infrastructuur wensen. Hosted VoIP is vooral aantrekkelijk wanneer je het beheer van de centrale grotendeels wilt uitbesteden.

Wat kost een hosted VoIP-telefooncentrale?

De prijs van een hosted VoIP-telefooncentrale hangt af van het aantal gebruikers, de gewenste functies en de diensten van de aanbieder. Vaak betaal je een maandelijks abonnement per gebruiker of per telefonieoplossing.

Daarnaast kunnen er kosten zijn voor telefoontoestellen, installatie, configuratie, telefoonnummers, belbundels en eventuele softwarekoppelingen. Ook de contractduur en de inbegrepen technische ondersteuning kunnen een invloed hebben op de totale prijs.

Een hosted telefooncentrale vraagt doorgaans minder eigen serverinfrastructuur dan een lokale PBX. Dat betekent echter niet automatisch dat de totale kosten lager liggen. Vergelijk daarom de volledige kosten over meerdere jaren en niet alleen het maandelijkse abonnement.

Zijn er ook nadelen aan hosted VoIP?

Hosted VoIP biedt veel mogelijkheden, maar is niet voor ieder bedrijf automatisch de beste keuze. Omdat de telefooncentrale extern wordt gehost, ben je voor de verbinding met de centrale afhankelijk van een goed functionerend netwerk en de beschikbaarheid van de hostingdienst.

Bij een internetstoring kunnen lokale IP-telefoontoestellen tijdelijk niet meer werken. Sommige aanbieders ondersteunen automatische doorschakeling naar mobiele nummers of andere noodvoorzieningen. Vraag vooraf welke mogelijkheden beschikbaar zijn.

Ook de beveiliging, contractvoorwaarden, gegevensverwerking en technische ondersteuning verdienen aandacht. Controleer waar de dienst wordt gehost, welke afspraken gelden bij storingen en hoe je telefoonnummers en configuraties kunt overdragen bij een overstap naar een andere aanbieder.

Wanneer kiezen voor hosted VoIP?

Een hosted VoIP-telefooncentrale is interessant voor zelfstandigen, kmo's en grotere bedrijven die hun telefonie flexibel willen organiseren. Vooral ondernemingen met meerdere medewerkers, thuiswerkers of verschillende vestigingen kunnen voordeel halen uit een centraal beheerde oplossing.

Ook wanneer je een verouderde analoge of digitale telefooncentrale wilt vervangen, kan hosted VoIP een geschikte keuze zijn. Je kunt dan nagaan welke bestaande telefoonnummers en toestellen behouden kunnen blijven en welke functies je in de nieuwe installatie nodig hebt.

Vergelijk naast hosted VoIP ook de mogelijkheden van een VoIP-telefooncentrale op eigen locatie en een cloudtelefooncentrale. Zo kies je een oplossing die aansluit bij de bereikbaarheid, de werkwijze en het budget van je bedrijf.