HubSpot koppelen aan jouw telefonie

Wil je rechtstreeks bellen vanuit HubSpot CRM of meteen zien welke klant contact opneemt? Met een HubSpot telefonie koppeling verbind je je CRM met een geschikte VoIP- of cloudtelefooncentrale. Zo kunnen medewerkers gesprekken starten vanuit klantkaarten, inkomende bellers herkennen en gespreksinformatie centraal beheren.

Wat is een HubSpot telefonie koppeling?

Een HubSpot telefonie koppeling verbindt je zakelijke telefonie met de contactgegevens en klantendossiers in HubSpot CRM. Hierdoor kunnen verkoopmedewerkers en klantendiensten telefoneren zonder voortdurend tussen hun CRM en telefoonsoftware te wisselen.

HubSpot beschikt zelf over belfuncties, maar kan ook samenwerken met externe telefonieaanbieders. Met een geschikte VoIP- of cloudtelefooncentrale kan je extra mogelijkheden krijgen voor inkomende oproepen, nummerherkenning, doorschakeling en gespreksregistratie.

Welke functies beschikbaar zijn, hangt af van je HubSpot-abonnement, de gekozen telefooncentrale en eventuele aanvullende integratiesoftware.

Welke mogelijkheden biedt VoIP en cloudtelefonie in HubSpot?

Wanneer je HubSpot koppelt aan een geschikte cloudtelefooncentrale, kunnen medewerkers verschillende telefonische handelingen rechtstreeks vanuit hun CRM uitvoeren.

1. Rechtstreeks bellen vanuit HubSpot (click-to-call)

Met click-to-call kan je vanuit een HubSpot-contactkaart een gesprek starten door op het telefoonnummer of de belknop te klikken. Je hoeft het nummer niet langer handmatig in te toetsen.

Afhankelijk van de telefonieoplossing verloopt het gesprek via de browser, een softphone of een gekoppeld telefoontoestel. Dat is vooral interessant voor commerciële medewerkers die dagelijks prospects en klanten contacteren.

2. Inkomende telefoonnummers herkennen

Wanneer een klant belt, kan een geschikte telefoniekoppeling het inkomende telefoonnummer vergelijken met de contactgegevens in HubSpot. Bij een herkend nummer kan de naam van de klant of organisatie verschijnen. Zo weet de medewerker sneller wie er belt en kan hij het gesprek persoonlijker beantwoorden. De herkenning is afhankelijk van de beschikbare contactgegevens. Wanneer meerdere relaties hetzelfde nummer gebruiken, kan aanvullende selectie nodig zijn.

3. Klantkaart openen bij een inkomende oproep

Met een zogenaamde screen pop kan de telefoniesoftware een melding tonen met een link naar de bijbehorende HubSpot-contactkaart. Sommige integraties kunnen het klantdossier rechtstreeks openen.

Hierdoor kunnen medewerkers sneller eerdere contactmomenten, openstaande deals of supporttickets raadplegen. Welke gegevens zichtbaar zijn, hangt af van de toegangsrechten in HubSpot.

4. Telefoongesprekken registreren in HubSpot

Bij geschikte integraties kunnen inkomende en uitgaande telefoongesprekken worden geregistreerd in HubSpot CRM. Afhankelijk van de koppeling kunnen gegevens zoals het tijdstip, de gespreksduur en de betrokken medewerker worden opgeslagen.

Ook gespreksnotities en eventuele opnames kunnen bij bepaalde oplossingen aan een contact, bedrijf, deal of ticket worden gekoppeld.

Hierdoor beschikken collega's over meer informatie wanneer een klant opnieuw contact opneemt. Niet iedere koppeling ondersteunt automatische registratie van alle gegevens.

5. HubSpot-contacten synchroniseren

Sommige telefonieoplossingen kunnen contactgegevens tussen HubSpot en de telefoonsoftware synchroniseren. Daardoor hoeven namen en telefoonnummers minder vaak in verschillende systemen te worden bijgewerkt.

De synchronisatie kan eenrichtingsverkeer of tweerichtingsverkeer zijn, afhankelijk van de gebruikte integratie en instellingen.

Welke voordelen biedt een HubSpot VoIP-koppeling?

Een telefoniekoppeling helpt vooral bedrijven waar medewerkers dagelijks veel klantgesprekken voeren. Door telefonie en CRM samen te brengen, kunnen handmatige handelingen worden beperkt en blijft relevante gespreksinformatie beter beschikbaar.

De precieze mogelijkheden hangen af van de gekozen telefonieaanbieder, de integratie en het HubSpot-abonnement.

Heeft HubSpot zelf een telefooncentrale?

HubSpot biedt eigen mogelijkheden om vanuit het CRM te bellen en, onder bepaalde voorwaarden, inkomende gesprekken te ontvangen. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van geschikte telefoonnummers en de belfuncties van HubSpot. Dat betekent echter niet dat HubSpot voor ieder bedrijf een volledige zakelijke telefooncentrale vervangt.

Bedrijven die uitgebreide functies nodig hebben, zoals telefonische keuzemenu's, wachtrijen, automatische oproepverdeling en meerdere vestigingen, kunnen kiezen voor een externe VoIP- of cloudtelefooncentrale met HubSpot-integratie.

Een externe telefonieoplossing kan ook interessant zijn wanneer je al een zakelijke telefooncentrale gebruikt en die wilt koppelen aan je CRM.

Welke cloudtelefooncentrales kan je koppelen aan HubSpot?

HubSpot ondersteunt integraties met externe telefonieaanbieders. Via de HubSpot App Marketplace zijn verschillende zakelijke telefonieoplossingen beschikbaar die samenwerken met het CRM.

Een voorbeeld is Aircall, dat onder meer mogelijkheden biedt voor bellen vanuit HubSpot, het registreren van gesprekken en het verwerken van inkomende oproepen. Ook andere VoIP- en cloudtelefonieaanbieders bieden HubSpot-koppelingen aan. De functies kunnen sterk verschillen. Sommige koppelingen ondersteunen uitsluitend click-to-call en gespreksregistratie, terwijl andere ook inkomende nummerherkenning, klantkaarten en uitgebreide oproepverdeling aanbieden.

Controleer daarom vooraf welke functies je nodig hebt en of deze daadwerkelijk ondersteund worden door de gekozen telefooncentrale.

Wat is het verschil tussen HubSpot Calling en een VoIP-telefooncentrale?

Met HubSpot Calling kan je, afhankelijk van je abonnement en de beschikbare land- en nummerondersteuning, telefoongesprekken voeren vanuit HubSpot.

Een externe VoIP- of cloudtelefooncentrale biedt daarnaast mogelijkheden om de volledige zakelijke telefonie van je bedrijf te organiseren. Denk aan centrale bedrijfsnummers, belgroepen, doorschakelingen, keuzemenu's en telefonie voor verschillende medewerkers of vestigingen.

Door een geschikte cloudtelefooncentrale aan HubSpot te koppelen, combineer je deze telefoniefuncties met de klantgegevens en verkoopactiviteiten in het CRM.

De keuze hangt af van het aantal medewerkers, het belvolume en de functies die je bedrijf nodig heeft.

HubSpot combineren met Microsoft Teams telefonie

Gebruik je Microsoft Teams voor interne communicatie en zakelijke telefonie? Dan wil je mogelijk ook vanuit HubSpot kunnen bellen en inkomende klanten herkennen. Dat is bij bepaalde combinaties van Teams Phone, telefonieproviders en CRM-integraties mogelijk. Hiervoor kan aanvullende software nodig zijn.

Een standaardinstallatie van Microsoft Teams biedt niet automatisch alle HubSpot-functies voor click-to-call, nummerherkenning en gespreksregistratie. Laat daarom controleren welke integratie geschikt is voor je huidige Teams-omgeving en HubSpot-abonnement.

Wat kost een HubSpot telefonie koppeling?

De kosten hangen af van de gekozen VoIP- of cloudtelefooncentrale, het aantal gebruikers en de gewenste CRM-functies.

HubSpot biedt zelf belfuncties binnen bepaalde abonnementen en gebruikerslicenties. Bij een externe telefonieaanbieder betaal je doorgaans voor de zakelijke telefoniedienst en eventueel aanvullende integratiesoftware.

Daarnaast kunnen kosten gelden voor installatie, configuratie, telefoonnummers, gespreksverkeer en technische ondersteuning.

Controleer ook of de HubSpot-koppeling inbegrepen is in het telefonieabonnement of dat hiervoor afzonderlijke licenties nodig zijn.

Waarop letten bij het koppelen van HubSpot aan cloudtelefonie?

Niet iedere telefonieoplossing is geschikt voor elk bedrijf. Voordat je een nieuwe telefooncentrale kiest, is het verstandig om je belangrijkste wensen vast te leggen.

• Compatibiliteit: werkt de koppeling met je huidige HubSpot-abonnement?
• Click-to-call: kunnen medewerkers rechtstreeks vanuit contactkaarten bellen?
• Inkomende oproepen: worden telefoonnummers herkend en klantgegevens getoond?
• Gespreksregistratie: welke gegevens worden automatisch opgeslagen?
• Telefoniefuncties: zijn doorschakelen, wachtrijen en belgroepen beschikbaar?
• Ondersteuning: wie beheert de koppeling en helpt bij technische problemen?

Besteed ook aandacht aan de beveiliging en verwerking van persoonsgegevens. Wanneer gespreksgegevens of opnames in HubSpot worden opgeslagen, moeten de toegangsrechten, bewaartermijnen en wettelijke voorwaarden worden nageleefd.

Kan je je bestaande telefooncentrale koppelen aan HubSpot?

Gebruik je al een zakelijke VoIP-telefooncentrale? Dan is het mogelijk dat je via een bestaande integratie of aanvullende CTI-software een koppeling met HubSpot kunt realiseren.

Je hoeft dus niet noodzakelijk je volledige telefonieomgeving te vervangen om rechtstreeks vanuit HubSpot te kunnen bellen.

Wanneer je huidige telefooncentrale geen geschikte integratie ondersteunt of belangrijke functies ontbreken, kan een overstap naar cloudtelefonie interessant zijn.

Een telefoniespecialist kan onderzoeken of je bestaande installatie behouden kan blijven en welke mogelijkheden er zijn voor een koppeling met HubSpot CRM.