AFAS koppelen aan jouw telefonie

Wil je rechtstreeks bellen vanuit AFAS of automatisch zien welke klant je opbelt? Met een AFAS telefonie koppeling verbind je je CRM met een geschikte VoIP- of cloudtelefooncentrale. Zo kunnen medewerkers sneller bellen, inkomende nummers herkennen en klantgegevens openen zonder voortdurend tussen verschillende programma's te wisselen.

Wat is een AFAS telefonie koppeling?

Een AFAS telefonie koppeling verbindt de klantgegevens uit AFAS CRM met de zakelijke telefonie van je bedrijf. Hierdoor kunnen medewerkers rechtstreeks vanuit AFAS een telefoongesprek starten en bij inkomende oproepen relevante klantinformatie raadplegen.

Deze integratie wordt vaak gerealiseerd met Computer Telephony Integration (CTI). Een CTI-koppeling laat je telefooncentrale en CRM-software met elkaar communiceren.

Afhankelijk van de gebruikte oplossing kunnen telefoonnummers worden herkend, klantkaarten worden geopend en gespreksgegevens worden geregistreerd. Niet iedere VoIP- of cloudtelefooncentrale ondersteunt deze functies standaard. Soms is aanvullende software of een afzonderlijke connector nodig.

Welke mogelijkheden biedt VoIP en cloudtelefonie in AFAS?

Wanneer je AFAS koppelt aan een geschikte cloudtelefooncentrale, kan je verschillende handelingen automatiseren. Dat is vooral interessant voor bedrijven waar medewerkers dagelijks klanten, leveranciers of andere zakelijke contacten bellen.

1. Rechtstreeks bellen vanuit AFAS (click-to-call)

Met click-to-call kan je vanuit een relatiekaart in AFAS een telefoongesprek starten door op een telefoonnummer of belknop te klikken. Je hoeft het nummer niet meer handmatig over te typen in je telefoontoestel of telefonie-app.

Afhankelijk van de integratie wordt het gesprek gestart via een softphone op de computer, een bureautoestel of een andere gekoppelde telefonieomgeving.

Dit is handig voor commerciële medewerkers, administratieve diensten en klantendienstmedewerkers die dagelijks veel uitgaande gesprekken voeren.

2. Inkomende telefoonnummers automatisch herkennen

Wanneer een klant belt, kan de telefoniekoppeling het inkomende nummer vergelijken met de contactgegevens in AFAS CRM. Wordt het nummer herkend, dan verschijnt bijvoorbeeld de naam van de klant of organisatie op het scherm.

Zo weet de medewerker sneller wie er belt en kan hij het gesprek persoonlijker beantwoorden. De herkenning werkt op basis van de beschikbare telefoonnummers en de instellingen van de koppeling.

3. Klantkaart automatisch openen bij een oproep

Met een zogenaamde screen pop kan de telefoniesoftware de bijbehorende relatiekaart of een ander relevant scherm in AFAS openen. Bij sommige oplossingen gebeurt dit automatisch; bij andere verschijnt eerst een melding waarop de medewerker kan klikken.

Hierdoor kan je sneller contactgegevens, eerdere afspraken of andere toegankelijke klantinformatie raadplegen terwijl het telefoongesprek binnenkomt.

4. Telefoongesprekken registreren in AFAS

Sommige AFAS-telefoniekoppelingen ondersteunen het registreren van gespreksinformatie bij de juiste relatie. Denk aan het tijdstip van een oproep, de betrokken medewerker of een gespreksnotitie.

Afhankelijk van de koppeling kunnen medewerkers zelf notities toevoegen of kunnen bepaalde gegevens automatisch worden gesynchroniseerd.

Zo beschikken collega's over meer context wanneer een klant later opnieuw contact opneemt. Automatische gespreksregistratie is echter niet bij iedere koppeling inbegrepen.

5. AFAS-contacten synchroniseren met de telefooncentrale

Bij bepaalde integraties kunnen contactgegevens uit AFAS worden gesynchroniseerd met de telefoniesoftware. Hierdoor hoeven medewerkers klantnamen en telefoonnummers niet afzonderlijk in twee systemen te onderhouden.

Hoe vaak gegevens worden bijgewerkt, hangt af van de gekozen connector en configuratie.

Welke voordelen biedt een AFAS VoIP-koppeling?

De belangrijkste voordelen van een telefoniekoppeling liggen bij het verminderen van handmatige handelingen en het sneller beschikbaar maken van klantinformatie.

De exacte mogelijkheden verschillen per telefonieprovider, telefooncentrale en AFAS-connector. Vraag daarom vooraf welke functies daadwerkelijk ondersteund worden.

Welke telefooncentrale kan je koppelen aan AFAS?

Niet iedere zakelijke telefooncentrale heeft een rechtstreekse koppeling met AFAS. Sommige aanbieders leveren een specifieke AFAS-integratie, terwijl andere werken met externe CTI-software of maatwerk via een API.

Er bestaan bijvoorbeeld integraties waarbij AFAS-contacten worden gebruikt voor nummerherkenning, click-to-call en het openen van klantgegevens. Ook zijn er telefonieoplossingen die gespreksnotities of andere gegevens kunnen terugkoppelen naar AFAS.

Bij de keuze van een telefooncentrale is het daarom belangrijk om niet alleen de telefoniefuncties te vergelijken, maar ook de compatibiliteit met jouw AFAS-omgeving.

Vraag concreet of de koppeling geschikt is voor de AFAS-versie die je gebruikt, welke functies beschikbaar zijn en of een afzonderlijke connectorlicentie nodig is.

Wat is het verschil tussen VoIP, cloudtelefonie en een CTI-koppeling?

Deze begrippen worden vaak samen gebruikt, maar betekenen niet hetzelfde.

VoIP is de technologie waarmee telefoongesprekken via een IP-netwerk worden gevoerd. Een cloudtelefooncentrale is een extern gehost telefoniesysteem waarmee je onder andere inkomende oproepen, gebruikers en doorschakelingen beheert.

Een CTI-koppeling zorgt voor de verbinding tussen de telefonieomgeving en software zoals AFAS CRM. Daardoor worden functies zoals click-to-call en nummerherkenning mogelijk.

Je hebt dus niet automatisch een AFAS-integratie wanneer je overstapt naar VoIP of cloudtelefonie. De telefooncentrale moet hiervoor geschikt zijn of met aanvullende integratiesoftware kunnen samenwerken.

Kan je AFAS combineren met Microsoft Teams telefonie?

Bedrijven die Microsoft Teams gebruiken, willen soms ook vanuit AFAS kunnen bellen of inkomende klanten herkennen. Dat kan bij bepaalde combinaties van Teams-telefonie, CRM-integraties en aanvullende software.

De mogelijkheden hangen af van de gebruikte Teams Phone-configuratie, de telefonieprovider en de beschikbare AFAS-connector. Een standaardinstallatie van Microsoft Teams biedt niet automatisch alle AFAS CRM-functies.

Laat daarom vooraf controleren of click-to-call, nummerherkenning en het openen van klantkaarten ondersteund worden in de gewenste configuratie.

Wat kost een AFAS telefonie koppeling?

De prijs van een AFAS telefonie koppeling hangt af van de gekozen VoIP- of cloudtelefooncentrale, het aantal medewerkers en de gewenste integratiefuncties.

Naast het abonnement voor zakelijke telefonie kunnen er kosten zijn voor een CTI-connector, gebruikerslicenties, installatie en configuratie. Voor specifieke koppelingen of maatwerk kunnen aanvullende kosten gelden.

Controleer ook of onderhoud, updates en ondersteuning van de AFAS-integratie inbegrepen zijn. Een koppeling moet immers blijven werken wanneer de CRM-software of telefooncentrale wordt bijgewerkt.

Vergelijk daarom de volledige telefonieoplossing, inclusief integratie en ondersteuning, in plaats van uitsluitend de prijs per telefoniegebruiker.

Waarop letten bij het koppelen van AFAS aan cloudtelefonie?

Voordat je een nieuwe telefooncentrale kiest, is het verstandig om de gewenste CRM-functies vast te leggen. Niet iedere onderneming heeft dezelfde behoeften.

• Compatibiliteit: werkt de koppeling met jouw AFAS-product en telefonieomgeving?
• Functionaliteit: zijn click-to-call, nummerherkenning, klantkaarten en gespreksregistratie beschikbaar?
• Gebruikers: hoeveel medewerkers hebben de integratie nodig?
• Gegevensbescherming: welke persoonsgegevens worden uitgewisseld en wie heeft toegang?
• Ondersteuning: wie helpt bij problemen met de telefooncentrale of de AFAS-connector?
• Uitbreidbaarheid: kan je later extra gebruikers, vestigingen of CRM-functies toevoegen?

Bij de uitwisseling van klantgegevens moeten de toegangsrechten en de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming zijn met de AVG. Laat ook controleren welke gegevens daadwerkelijk noodzakelijk zijn voor de telefoniekoppeling.

AFAS koppelen aan je bestaande telefooncentrale of overstappen?

Gebruik je al een VoIP-telefooncentrale? Dan is het mogelijk dat je met aanvullende software een AFAS-koppeling kunt realiseren zonder de volledige telefonieomgeving te vervangen.

Bij een oudere telefooncentrale kunnen de mogelijkheden beperkter zijn. In dat geval kan een overstap naar een moderne cloudtelefooncentrale interessant zijn, zeker wanneer je ook thuiswerken, mobiele telefonie en automatische doorschakeling wilt ondersteunen.

Een telefoniespecialist kan onderzoeken of je bestaande systeem geschikt is voor AFAS-integratie of dat een andere oplossing beter aansluit bij de behoeften van je bedrijf.