Cloud telefonie met doorschakeling bij bezet, afwezig, naar GSM, vaste lijn...

Wil je zakelijke telefoongesprekken automatisch doorschakelen naar je gsm, een collega of een andere afdeling? Met een cloudtelefooncentrale bepaal je zelf waar inkomende oproepen terechtkomen. Zo blijft je bedrijf bereikbaar, ook wanneer medewerkers bezet zijn, thuiswerken of niet op kantoor aanwezig zijn.

Hoe werkt automatisch telefoongesprekken doorschakelen?

Bij automatische telefoondoorschakeling worden inkomende oproepen volgens vooraf ingestelde regels doorgestuurd naar een ander telefoonnummer, toestel of medewerker. Je hoeft hiervoor niet telkens zelf een gesprek door te verbinden.

Met een traditionele telefoonlijn zijn eenvoudige doorverbindingen vaak al mogelijk. Een cloudtelefooncentrale gaat een stap verder. Je kan meerdere toestellen laten rinkelen, oproepen verdelen over medewerkers en verschillende regels instellen volgens het tijdstip of de beschikbaarheid.

Een klant belt bijvoorbeeld naar het algemene bedrijfsnummer. Eerst rinkelt de telefoon bij de onthaalmedewerker. Wanneer die niet opneemt, wordt de oproep automatisch doorgestuurd naar een collega of een andere belgroep.

De klant hoeft daarbij niet zelf een ander nummer te zoeken of opnieuw te bellen.

Welke mogelijkheden biedt automatische telefoondoorschakeling?

Een moderne cloudtelefooncentrale biedt verschillende manieren om zakelijke oproepen automatisch te verwerken. Welke functies beschikbaar zijn, hangt af van de gekozen telefonieoplossing.

1. Vast bedrijfsnummer doorschakelen naar een gsm

Je kan inkomende gesprekken op je vaste bedrijfsnummer automatisch laten binnenkomen op je smartphone. Dat is interessant voor zelfstandigen, vertegenwoordigers en medewerkers die regelmatig onderweg zijn. Met een geschikte zakelijke telefonie-app kan je bovendien vaak zelf uitgaande gesprekken voeren met je bedrijfsnummer als nummerweergave. Zo hoef je je persoonlijke gsm-nummer niet aan klanten door te geven.

2. Doorschakelen wanneer een medewerker niet opneemt

Wanneer een oproep na een bepaald aantal seconden niet wordt beantwoord, kan de cloudcentrale automatisch een volgende medewerker bellen. Je kan ook instellen dat de oproep naar een belgroep of voicemail gaat. Zo verklein je de kans dat een potentiële klant verloren gaat omdat één medewerker niet bereikbaar is.

3. Automatisch doorschakelen bij bezet

Is een medewerker al in gesprek? Dan kan de telefooncentrale de volgende inkomende oproep doorsturen naar een beschikbare collega. Afhankelijk van de configuratie kan de oproep ook in een wachtrij worden geplaatst, zodat de klant niet onmiddellijk opnieuw hoeft te bellen.

4. Meerdere telefoons tegelijk laten rinkelen

Met een belgroep kan je meerdere telefoontoestellen of zakelijke telefonie-apps tegelijkertijd laten rinkelen. De eerste beschikbare medewerker die opneemt, krijgt het gesprek. Deze functie is bijzonder nuttig voor verkoopafdelingen, klantendiensten en kleine bedrijven waar verschillende medewerkers inkomende oproepen beantwoorden.

5. Oproepen doorverdinden volgens openingsuren

Je kan verschillende doorschakelregels instellen voor kantooruren, middagpauzes, weekends en feestdagen. Tijdens de openingsuren worden klanten bijvoorbeeld rechtstreeks met het onthaal verbonden. Buiten de openingsuren horen ze een ingesproken boodschap of wordt hun oproep doorgestuurd naar een permanentienummer.

6. Doorschakelen naar een andere vestiging

Heeft je bedrijf meerdere kantoren? Dan kan je oproepen van één centraal telefoonnummer verdelen over verschillende locaties. Wanneer de ene vestiging gesloten is of onvoldoende medewerkers beschikbaar heeft, kan een andere vestiging de gesprekken overnemen.

Wat kan een cloudtelefooncentrale nog meer?

Een cloudtelefooncentrale biedt meer dan alleen het doorschakelen van telefoongesprekken. Ze helpt bedrijven om inkomende oproepen professioneler te organiseren en medewerkers beter bereikbaar te maken.

Niet iedere cloudcentrale beschikt standaard over alle functies. Sommige mogelijkheden zijn afhankelijk van het abonnement, de telefonieprovider of aanvullende software.

Voorbeelden van automatische doorschakeling in bedrijven

De ideale doorschakeling hangt af van de organisatie en de manier waarop medewerkers werken.

Wat is het verschil tussen gewone doorschakeling en een cloudtelefooncentrale?

Een gewone doorschakeling bij je telecomoperator is vaak voldoende wanneer je alle oproepen van één nummer naar een ander nummer wilt doorsturen.

Een cloudtelefooncentrale is vooral interessant wanneer je meer controle nodig hebt over de bereikbaarheid van je bedrijf. Je kan bijvoorbeeld verschillende medewerkers laten opnemen, oproepen verdelen volgens tijdschema's en een professioneel keuzemenu instellen.

Je hoeft daarvoor doorgaans geen eigen telefooncentraleserver te installeren. De centralesoftware wordt extern gehost en is via een geschikte internetverbinding bereikbaar.

Dat maakt cloudtelefonie interessant voor bedrijven die willen uitbreiden, regelmatig thuiswerken of hun telefonie op verschillende locaties willen gebruiken.

Wat kost automatisch doorschakelen via cloudtelefonie?

De kosten hangen af van de gekozen telefonieoplossing. Een eenvoudige doorschakeling via een bestaande operator kan anders worden aangerekend dan een volledige cloudtelefooncentrale met meerdere gebruikers.

Bij cloudtelefonie betaal je doorgaans een abonnement voor de centrale en de gebruikers. Daarnaast kunnen kosten gelden voor externe gesprekken, extra telefoonnummers, installatie, toestellen en aanvullende functies.

Doorschakelen naar een extern mobiel nummer kan gesprekskosten veroorzaken. Doorschakelen tussen gebruikers binnen dezelfde cloudcentrale wordt vaak anders behandeld. Vraag daarom altijd welke gesprekken en functies inbegrepen zijn.

Vergelijk niet alleen de maandelijkse prijs, maar ook het aantal gebruikers, de ondersteuning en de mogelijkheden om later extra medewerkers toe te voegen.

Kan je je bestaande bedrijfsnummer behouden?

In veel gevallen kan je je huidige zakelijke telefoonnummer behouden wanneer je overstapt naar een andere telefonieprovider of een cloudtelefooncentrale. Dit gebeurt via nummeroverdracht.

Laat vooraf controleren of je nummer kan worden overgedragen en hoe de omschakeling verloopt. Zo kan je de nieuwe doorschakelregels voorbereiden zonder dat klanten een nieuw telefoonnummer moeten gebruiken.

Ook bestaande IP-telefoontoestellen kunnen soms behouden blijven, afhankelijk van het merk en de compatibiliteit met de nieuwe cloudcentrale.

Welke cloudtelefooncentrale kiezen voor automatische doorschakeling?

De beste oplossing hangt af van het aantal medewerkers, de gewenste doorschakelingen en de manier waarop je bedrijf bereikbaar wil zijn.

Heb je alleen een vast nummer nodig dat op je gsm binnenkomt? Dan volstaat mogelijk een eenvoudige zakelijke telefoniedienst. Wil je oproepen verdelen over meerdere medewerkers, tijdschema's gebruiken of verschillende afdelingen verbinden? Dan biedt een cloudtelefooncentrale doorgaans meer mogelijkheden.

Controleer bij het vergelijken van oplossingen vooral of je de doorschakelregels zelf kunt aanpassen, welke mobiele apps beschikbaar zijn en hoe de telefonie blijft functioneren bij een internetstoring.