Cloud telefonie met keuzemenu
Wil je dat klanten meteen bij de juiste medewerker of afdeling terechtkomen? Met een telefonisch keuzemenu laat je bellers zelf kiezen tussen bijvoorbeeld verkoop, administratie of technische ondersteuning. Ontdek hoe een keuzemenu werkt met VoIP en cloudtelefonie en welke mogelijkheden er zijn voor jouw bedrijf.
Wat is een telefonisch keuzemenu (IVR)?
Een telefonisch keuzemenu is een automatische functie van een telefooncentrale waarmee inkomende oproepen naar de juiste afdeling of medewerker worden geleid. Bellers horen een vooraf opgenomen welkomstboodschap en maken met de toetsen van hun telefoon een keuze.
Deze technologie wordt ook IVR (Interactive Voice Response) genoemd. Ze wordt gebruikt bij bedrijven die hun telefonische bereikbaarheid willen verbeteren en inkomende oproepen efficiënter willen verwerken.
Een klant die het algemene bedrijfsnummer belt, hoort bijvoorbeeld: "Welkom bij ons bedrijf. Toets 1 voor verkoop, 2 voor administratie of 3 voor technische ondersteuning." De telefooncentrale verbindt de beller vervolgens automatisch met de gekozen afdeling. Een onthaalmedewerker hoeft de oproep niet eerst persoonlijk te beantwoorden.
Hoe werkt een keuzemenu met VoIP of cloudtelefonie?
Bij een VoIP-telefooncentrale worden telefoongesprekken via een IP-netwerk verwerkt. De centrale kan daarbij automatisch een welkomstboodschap afspelen en de keuze van de beller herkennen.
Een cloudtelefooncentrale biedt vergelijkbare mogelijkheden, maar de centralesoftware wordt extern gehost. Hierdoor kan je het keuzemenu doorgaans via een online beheeromgeving aanpassen.
De werking verloopt meestal in drie stappen:
- De klant belt: de telefooncentrale beantwoordt de oproep en speelt een welkomstboodschap af.
- De klant maakt een keuze: via de toetsen kiest de beller de gewenste afdeling of dienst.
- De oproep wordt doorgeschakeld: de telefooncentrale verbindt de klant met de juiste medewerker, belgroep of wachtrij.
Afhankelijk van de oplossing kan je ook meerdere keuzemenu's combineren, verschillende talen aanbieden en instellingen aanpassen volgens de openingsuren.
Welke mogelijkheden biedt een telefonisch keuzemenu?
1. Oproepen automatisch verdelen over afdelingen
Met een keuzemenu hoeven klanten niet eerst via het onthaal te passeren. Ze kiezen zelf de afdeling die hen kan helpen. Dit is bijzonder interessant voor bedrijven met aparte diensten voor verkoop, administratie, planning en technische ondersteuning.
Je kan iedere keuze koppelen aan een rechtstreeks telefoonnummer, een individuele medewerker of een volledige belgroep.
2. Een professioneel welkomstbericht afspelen
Je kan een persoonlijke begroeting laten horen wanneer klanten je bedrijf bellen. Hierin vermeld je de bedrijfsnaam en leg je uit welke keuzes beschikbaar zijn.
Een duidelijke en professioneel ingesproken boodschap geeft klanten meteen vertrouwen. Je kan bovendien verschillende berichten gebruiken voor kantooruren, feestdagen en uitzonderlijke sluitingsdagen.
3. Een meertalig telefoonmenu instellen
Bedrijven met Nederlandstalige, Franstalige of internationale klanten kunnen een meertalig keuzemenu instellen.
De beller kiest bijvoorbeeld eerst de gewenste taal. Daarna volgt een aangepast menu met de beschikbare afdelingen. Dit is interessant voor Belgische ondernemingen die klanten uit verschillende taalgebieden bedienen.
4. Keuzemenu combineren met een wachtrij
Wanneer alle medewerkers van een afdeling bezet zijn, kan de telefooncentrale de oproep automatisch in een wachtrij plaatsen.
De klant hoort eventueel wachtmuziek of een informatieve boodschap. Sommige oplossingen bieden ook een terugbeloptie, zodat de klant niet aan de lijn hoeft te blijven.
5. Oproepen anders behandelen buiten de openingsuren
Met tijdschema's bepaal je wat er gebeurt wanneer iemand buiten de kantooruren belt. Je kan bijvoorbeeld een andere boodschap afspelen, oproepen naar een permanentiedienst sturen of de klant naar voicemail leiden.
Zo hoeft je bedrijf niet voortdurend telefonisch bemand te zijn om toch duidelijke informatie te geven.
6. Verschillende keuzemenu's combineren
Grotere bedrijven kunnen meerdere niveaus gebruiken. Een klant kiest bijvoorbeeld eerst voor verkoop en daarna voor nieuwe bestellingen of bestaande klanten.
Houd het aantal keuzes wel beperkt. Een te uitgebreid telefoonmenu kan frustrerend zijn en ervoor zorgen dat klanten afhaken.
Wat zijn de voordelen van een telefooncentrale met keuzemenu?
| Voordeel |
Wat betekent dit voor je bedrijf? |
| Snellere oproepverdeling |
Klanten worden rechtstreeks naar de juiste afdeling geleid. |
| Minder belasting van het onthaal |
Medewerkers hoeven minder gesprekken handmatig door te verbinden. |
| Professionele uitstraling |
Iedere beller krijgt een duidelijke welkomstboodschap. |
| Betere bereikbaarheid |
Oproepen kunnen naar belgroepen, wachtrijen of voicemail gaan. |
| Flexibele instellingen |
Pas het menu aan volgens openingsuren, afdelingen en personeelsbezetting. |
| Meertalige ondersteuning |
Klanten kunnen in hun eigen taal geholpen worden. |
TIP: Voorzie altijd een eenvoudige mogelijkheid om een medewerker te spreken. Niet iedere klant weet meteen welke afdeling hij nodig heeft. Een optie zoals "Toets 0 voor andere vragen" kan voorkomen dat bellers vastlopen in het menu.
Voorbeelden van telefonische keuzemenu's voor bedrijven
De ideale indeling hangt af van de grootte van je bedrijf, het aantal afdelingen en de vragen die klanten doorgaans stellen.
| Type bedrijf |
Voorbeeld van een keuzemenu |
| Kleine kmo |
Toets 1 voor verkoop, 2 voor administratie. |
| Installatiebedrijf |
Toets 1 voor offertes, 2 voor planning, 3 voor herstellingen. |
| Webshop |
Toets 1 voor bestellingen, 2 voor leveringen, 3 voor retouren. |
| Medische groepspraktijk |
Toets 1 voor afspraken, 2 voor andere vragen. |
| Bedrijf met meerdere vestigingen |
Toets 1 voor Antwerpen, 2 voor Gent, 3 voor Brussel. |
| Technische klantendienst |
Toets 1 voor ondersteuning, 2 voor onderhoud, 3 voor dringende interventies. |
Wat is het verschil tussen een keuzemenu en automatisch doorschakelen?
Bij automatische telefoondoorschakeling bepaalt de telefooncentrale zelf waar een oproep terechtkomt. Dat gebeurt bijvoorbeeld volgens het tijdstip, de beschikbaarheid van medewerkers of vooraf ingestelde regels.
Bij een telefonisch keuzemenu krijgt de klant zelf de mogelijkheid om een afdeling of dienst te selecteren.
Beide functies kunnen samenwerken. Een klant kiest bijvoorbeeld voor de verkoopafdeling, waarna de centrale de oproep automatisch naar een beschikbare verkoper doorschakelt.
Wat kost een telefonisch keuzemenu?
De prijs van een telefonisch keuzemenu hangt af van de gekozen telefooncentrale, het abonnement en de gewenste functies. Bij sommige VoIP- en cloudtelefonieoplossingen is een eenvoudig IVR-menu inbegrepen. Andere aanbieders rekenen hiervoor een aanvullende vergoeding aan.
Naast het abonnement kunnen er kosten zijn voor de configuratie, professionele geluidsopnames, extra telefoonnummers of uitgebreide functies zoals meertalige menu's en wachtrijen.
Vergelijk daarom niet alleen de prijs van het keuzemenu, maar ook de totale kosten van de cloudtelefonie, het aantal gebruikers, de gesprekskosten en de technische ondersteuning.
Kan je een keuzemenu instellen op je bestaande bedrijfsnummer?
In veel gevallen kan je je huidige zakelijke telefoonnummer behouden wanneer je overstapt naar een VoIP- of cloudtelefooncentrale. Via nummeroverdracht wordt het bestaande nummer gekoppeld aan de nieuwe telefonieoplossing.
Hierdoor hoeven klanten geen nieuw nummer te gebruiken. Zodra de nieuwe centrale actief is, kan je het keuzemenu inschakelen en inkomende oproepen automatisch laten verdelen.
Laat vooraf controleren of je huidige nummer overdraagbaar is en of je bestaande telefoontoestellen compatibel zijn met de gekozen oplossing.
Welke telefooncentrale kiezen voor een keuzemenu?
Verschillende zakelijke telefonieoplossingen ondersteunen een IVR-keuzemenu. Denk bijvoorbeeld aan cloudtelefooncentrales en VoIP-platformen zoals 3CX, Xelion en andere professionele telefoniesystemen.
Welke oplossing het meest geschikt is, hangt af van het aantal gebruikers, de gewenste functies en de manier waarop je bedrijf telefonisch bereikbaar wil zijn.
Een kleine onderneming heeft vaak voldoende aan een eenvoudig menu met twee of drie keuzes. Grotere bedrijven hebben mogelijk behoefte aan meerdere niveaus, meertalige ondersteuning, wachtrijen en uitgebreide rapportering.
TIP: Schrijf vooraf de gewenste welkomstboodschap en menustructuur uit. Beperk de eerste keuze bij voorkeur tot enkele duidelijke opties. Test vervolgens of klanten zonder verwarring bij de juiste afdeling terechtkomen.
Een telefooncentrale met keuzemenu voor je bedrijf?
Wil je een professioneel telefonisch keuzemenu instellen voor je onderneming? Vergelijk VoIP- en cloudtelefooncentrales met automatische oproepverdeling, wachtrijen en aangepaste welkomstboodschappen.
Vraag vrijblijvend prijsvoorstellen aan bij telefoniespecialisten en ontdek welke oplossing het best aansluit bij de bereikbaarheid van jouw bedrijf.
Ontdek ook de mogelijkheden van automatisch doorschakelen of vraag een offerte aan via het bestaande offerteformulier op Telefooncentrale.net.
Telefonie met keuzemenu voor je bedrijf?
Ben je op zoek naar een keuzemenu op maat voor jouw bedrijf? Ontdek welke cloudtelefooncentrale bij je bedrijf past en vergelijk vrijblijvend prijsvoorstellen.
Vergelijk offertes voor cloudtelefonie