Telefooncentrale, VoIP & Cloud telefonie voor Zelfstandigen

Als zelfstandige wil je bereikbaar zijn voor klanten, ook wanneer je onderweg bent of bij een klant werkt. Met VoIP of een cloudtelefooncentrale gebruik je een professioneel bedrijfsnummer op je gsm, beheer je inkomende oproepen en scheid je zakelijke telefonie van privégesprekken. Ook zonder personeel zijn er interessante oplossingen.

Waarom een telefooncentrale voor zelfstandigen?

Als kleine zelfstandige ben je vaak zelf verantwoordelijk voor de verkoop, administratie en klantenservice. Tijdens een afspraak, op de werf of onderweg kan je niet altijd onmiddellijk de telefoon opnemen. Toch kan een gemiste oproep betekenen dat een potentiële klant contact opneemt met een concurrent.

Een zakelijke telefooncentrale helpt je om inkomende oproepen beter te organiseren. Je kan gesprekken laten binnenkomen op je smartphone, automatisch doorschakelen naar een ander nummer of een professionele voicemail instellen wanneer je niet beschikbaar bent.

Je hebt hiervoor niet noodzakelijk een grote telefooncentrale met meerdere bureautoestellen nodig. Een eenvoudige cloudtelefooncentrale of zakelijke VoIP-dienst kan al geschikt zijn voor een eenmanszaak.

Welke mogelijkheden biedt VoIP en cloudtelefonie voor zelfstandigen?

VoIP staat voor Voice over Internet Protocol. Met deze technologie worden telefoongesprekken via een IP-netwerk gevoerd. Bij cloudtelefonie wordt de telefooncentrale extern gehost, waardoor je zelf geen centraleserver hoeft te installeren.

Voor kleine ondernemers zijn vooral de volgende functies interessant.

1. Vast bedrijfsnummer gebruiken op je gsm

Wil je bereikbaar zijn op een vast telefoonnummer zonder voortdurend op kantoor aanwezig te zijn? Met een geschikte zakelijke telefonie-app kan je oproepen op je bedrijfsnummer ontvangen via je smartphone.

Bij veel oplossingen kan je ook zelf bellen met je zakelijke nummer als nummerweergave. Zo hoef je je persoonlijke gsm-nummer niet aan klanten door te geven.

Dat is bijzonder handig voor zelfstandige vakmannen, consultants, vertegenwoordigers en ondernemers die regelmatig op verplaatsing werken.

2. Zakelijke en privégesprekken scheiden

Wanneer je uitsluitend je persoonlijke gsm-nummer gebruikt, kunnen klanten je ook buiten de werkuren rechtstreeks bereiken. Met een afzonderlijk bedrijfsnummer bepaal je gemakkelijker wanneer je zakelijk bereikbaar bent.

Je kan bijvoorbeeld instellen dat zakelijke oproepen tijdens de openingsuren op je smartphone binnenkomen en daarna automatisch naar een voicemail of een ingesproken boodschap gaan.

3. Oproepen automatisch doorschakelen

Kan je een oproep niet beantwoorden? Dan kan de telefooncentrale het gesprek automatisch doorschakelen naar een collega, medewerker of extern nummer.

Ook doorschakelen bij bezet, bij geen antwoord of volgens een tijdschema is bij veel cloudoplossingen mogelijk. Zo kan je de bereikbaarheid aanpassen aan je werkdag.

4. Professionele voicemail en welkomstboodschap

Met een zakelijke voicemail laat je klanten weten dat je tijdelijk niet bereikbaar bent. Je kan bijvoorbeeld je openingsuren vermelden of vragen om een bericht achter te laten.

Sommige cloudtelefooncentrales sturen ingesproken berichten automatisch door naar je e-mailadres. Hierdoor kan je ze later beluisteren zonder telkens je voicemail te moeten bellen.

5. Eenvoudig uitbreiden wanneer je bedrijf groeit

Start je als eenmanszaak, maar neem je later een medewerker aan? Dan kan je bij veel cloudtelefonieoplossingen extra gebruikers toevoegen zonder een volledig nieuwe telefooncentrale te installeren.

Je kan bijvoorbeeld instellen dat inkomende oproepen bij jou en je medewerker tegelijk rinkelen of dat gesprekken automatisch worden doorgeschakeld wanneer iemand niet beschikbaar is.

Welke telefoniefuncties heeft een kleine zelfstandige nodig?

Niet iedere zelfstandige heeft dezelfde telefoniebehoeften. Een ondernemer die vooral onderweg werkt, heeft vaak genoeg aan een vast bedrijfsnummer op zijn gsm. Een klein kantoor met meerdere medewerkers heeft mogelijk behoefte aan extra functies.

De beschikbare functies verschillen per aanbieder en abonnement. Sommige mogelijkheden zijn inbegrepen, terwijl voor andere functies een aanvullende licentie nodig is.

Heb je als eenmanszaak een volledige telefooncentrale nodig?

Niet noodzakelijk. Als je alleen werkt en vooral een professioneel telefoonnummer wilt gebruiken op je gsm, kan een eenvoudige zakelijke VoIP-dienst voldoende zijn.

Een cloudtelefooncentrale wordt interessanter wanneer je verschillende doorschakelregels wilt instellen, meerdere medewerkers hebt of inkomende oproepen professioneel wilt verdelen.

Het voordeel van cloudtelefonie is dat je klein kan starten en bij veel aanbieders later extra gebruikers of functies kan toevoegen. Zo hoef je niet meteen te investeren in een uitgebreide installatie die je nog niet nodig hebt.

VoIP, cloudtelefonie of een klassieke vaste telefoonlijn?

Een klassieke vaste telefoonlijn kan voldoende zijn wanneer je uitsluitend vanaf één locatie wilt bellen. Voor zelfstandigen die regelmatig onderweg zijn, biedt een zakelijke VoIP- of cloudoplossing vaak meer flexibiliteit.

Met een geschikte telefonie-app kan je hetzelfde bedrijfsnummer op verschillende toestellen gebruiken. Bij cloudtelefonie worden de instellingen van de centrale bovendien extern beheerd.

Let wel op het verschil tussen een gewone doorschakeling en een volwaardige cloudtelefooncentrale. Bij een eenvoudige doorschakeling worden oproepen doorgestuurd naar een ander nummer. Een cloudcentrale kan daarnaast functies aanbieden zoals belgroepen, tijdschema's, voicemail naar e-mail en automatische oproepverdeling.

Wat kost VoIP of cloudtelefonie voor zelfstandigen?

De prijs hangt af van het aantal gebruikers, de gewenste functies en de gekozen telefonieprovider. Voor een eenmanszaak met één gebruiker zijn de behoeften doorgaans beperkter dan voor een kantoor met verschillende medewerkers.

Bij cloudtelefonie betaal je meestal een terugkerend abonnement. Daarnaast kunnen kosten gelden voor telefoonnummers, externe gesprekken, installatie, aanvullende functies en eventuele telefoontoestellen.

Gebruik je uitsluitend een smartphone of softphone, dan is een afzonderlijk bureautoestel niet altijd noodzakelijk. Dat kan de initiële investering beperken.

Vergelijk bij verschillende aanbieders vooral wat in het abonnement inbegrepen is. Controleer onder meer de gesprekskosten, nummerbehoud, contractduur en technische ondersteuning.

Kan je je bestaande telefoonnummer behouden?

In veel gevallen kan je een bestaand zakelijk telefoonnummer behouden wanneer je overstapt naar VoIP of cloudtelefonie. Dit gebeurt via nummeroverdracht.

Gebruik je momenteel je persoonlijke gsm-nummer als contactnummer voor je onderneming? Dan kan je ervoor kiezen om daarnaast een afzonderlijk vast bedrijfsnummer te gebruiken.

Zo kan je je zakelijke bereikbaarheid organiseren zonder dat je je persoonlijke mobiele nummer overal hoeft te publiceren.

Is cloudtelefonie betrouwbaar voor een zelfstandige?

Een VoIP- of cloudtelefooncentrale heeft een geschikte netwerkverbinding nodig. Wanneer je internetverbinding uitvalt, kunnen bepaalde toestellen of functies tijdelijk niet beschikbaar zijn.

Sommige aanbieders voorzien mogelijkheden om inkomende gesprekken bij een storing automatisch door te sturen naar een mobiel nummer. Vraag vooraf hoe deze noodvoorziening werkt en of er bijkomende kosten aan verbonden zijn.

Controleer ook of je telefonie-app geschikt is voor je smartphone en welke ondersteuning beschikbaar is wanneer je problemen ondervindt.

Welke telefooncentrale kiezen als kleine zelfstandige?

De juiste telefonieoplossing hangt vooral af van je manier van werken. Ben je voortdurend onderweg, werk je vanuit een thuiskantoor of heb je enkele medewerkers die samen inkomende oproepen beantwoorden?

Voor een zelfstandige zonder personeel kan een vast bedrijfsnummer op de gsm met voicemail en doorschakeling volstaan. Voor een klein bedrijf met meerdere medewerkers kan een cloudtelefooncentrale met belgroepen en centrale instellingen interessanter zijn.

Kies daarom niet automatisch voor de oplossing met de meeste functies, maar voor een telefoniesysteem dat aansluit bij je bereikbaarheid en eenvoudig kan meegroeien met je onderneming.